メールインターフェース

メモ：この機能はエンタープライズ・エディションで提供されます

用途

メールインターフェース機能を使用することによって、Topikaをメール追跡システムとして使用することができます。Topikaは、１つ以上のPOP3 メールアカウントを統合することができます。指定されたメールボックスからメールを取り込み、Topikaにログインすること無しに新しいトピックを作成することができます。メールインターフェース機能は、チーム内のメールディスカッションの追跡やシステムに登録されていない不特定多数の顧客などのメールによる要望管理に利用できます。これらは、カスタマーサポート向けの機能としても有用です。
メールのサブジェクトに、“#”から始まるTopikaトピックの識別番号を認識します。
メールの識別番号を認識するとそれに該当する既存のトピックを編集されたと判断し、そのトピックを更新します。識別番号が無い場合は、新規のトピックを作成します。
メールインターフェースでは、すべてのリッチテキスト形式、HTML形式、および添付されたファイルを取り込みます。

アクセスパス

管理タブ – インポートエリア – メールインターフェースリンク

解説

  • メールサーバー接続の作成 : 接続リストの下端にある“新規登録”リンクをクリックするとメールインターフェースウィザードが実行されます

  • メールサーバー接続の変更 : 接続名の右横の“編集”アイコンをクリックします

  • メールサーバー接続の削除 : 接続名の右横に“削除”アイコンをクリックします。確認ページで“削除”ボタンを押すと当該接続情報が削除されます

　メールインターフェースウィザード
  • ステップ１ : この接続情報で入力されるトピックを登録するプロジェクトを指定します

  • ステップ２ : 登録されるトピックの各項目の追加情報を選択します

  • ステップ３ : 接続名、POPサーバー名（例えば‘pop3.mailserver.com’など）、ポート番号、ログインアカウント、パスワードを入力します。 APOPを使用してサーバーに接続する場合は、“APOP使用”にチェックを入れてください。同じメールアドレスを使って他のメールクライアント（例えば MS Outlook等）からもアクセスする場合は、“メッセージをサーバー上に残す”にチェックを入れてください。このチェックが外れていると、Topika がメールメッセージを取得した時点でサーバー上のメッセージは削除されます

  • “保存”ボタンを押すと設定情報によりサーバーに試験接続を行い、成功すると設定が保存されます。“リセット”ボタンが押されると設定が変更情報がキャンセルされます

　メールクライアントの設定
  • Topikaシステムとメールクライアント間で競合が起きないようにするために、サーバー上のメールメッセージは、１日以上保存するようにしてください