月額10,000円でご利用いただける少人数向け新ライセンス
クレーム管理
顧客からのクレーム情報を滞りなく管理する事は、ビジネス上の重要な課題です。
Topikaは、各クレームの進捗状況、担当者、各担当者間の負荷状況などクレーム情報を管理する上で基本となる機能をシンプルな操作と明快な表示でご提供します。
クレーム管理において、以下のようなお悩みはございませんか？
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クレームに関する調査が複数の部門に渡り、現在のステータスや担当者が把握できない
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特定の担当者に処理が集中してしまい、レスポンスタイム悪化や担当者のモチベーションの低下を招いた
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調査履歴が子細に記録されておらず、担当者間のスムーズな移管や回答経緯の把握ができない
例えば、以下の図のように、クレーム処理の負荷状況や進捗状況が即時に把握できず、一人の担当者に負荷が集中してしまったり、他部門へ調査依頼を出した案件の対応状況や現担当者が不明になったりという事が起こっていませんか？
Topikaを活用すると：
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すべてのクレーム情報には、明確なステータスとともに担当者が必ず設定されます。回答したはず、処理したはずといったワークフロー上の勘違いを完全に排除します
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特定の担当者に負荷が集中してしまっていないか、常に最新のステータスをグラフィカルに確認できます
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各クレームの処理時間を統計的に確認でき、CSの改善目標の設定を容易にします
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担当者の変更、ステータスの更新、情報の追加など、各クレーム情報へのアクセスは、すべて実行者とともに記録されます
さらに：
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メールインターフェースを活用すれば、顧客からの問い合わせメールをダイレクトに取り込む事ができます
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カスタムＷｅｂフォームを活用すれば、御社のＷｅｂページからダイレクトにクレーム情報を登録可能となります
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リンク機能により、関連するクレームを親子関係を持たせて管理する事ができますので関連情報へのアクセスもスムーズです
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レポート機能では、各担当者の保持している案件数やそのステータス、処理に要した時間などの集計情報をレポート条件として登録しておき、常に最新の情報をオンラインで確認できます。そのため、負荷分散のための措置や作業の改善検討など早めの対応が可能です
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メール通知機能では、他部門内での担当者変更や、さらに異なる部門にわたった場合でも常に担当者のトラッキング可能で、カスタムメール通知機能を利用すれば、特定のクレーム処理をより注視することができます
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編集履歴機能では、部門間のやり取りや追加の確認がされた場合でも、すべての履歴がそのクレーム情報に記録されるため、処理途中での他サポートメンバーへの移管もスムーズに行うことができます