月額10,000円でご利用いただける少人数向け新ライセンス
トピック管理
みなさんのビジネスシーンにおいて、メールのやりとりやメモの受け渡しで"しまった！"と思った経験はございませんか？
例えば、
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顧客とのやりとりを担当者間でメールで行っていて、プロジェクト途中で他メンバーに引き継いだ際にやりとりの経緯が正しく引き継がれずにトラブルが発生してしまった
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外出中に伝言メモが机上に置かれていたが、なにかのはずみで紛失してしまった（ということにあとで気づいた...）
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関係者へメールしたつもりが、自分の送信トレイに保管されたまま配信されていなかった
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他部門への依頼事項の進捗状況がつかめず、完了するまで何度もメールや電話で問い合わせなければならなかった
これらの出来事は、その一つ一つは、些末な事柄ですが、トータルすると多大な業務効率の低下を招きます。
Topikaは、これらのメールやメモ書きの一つ一つをトピックとし、ステータスドリブンな追跡管理を可能とします。
Topika導入のメリット
以下のケースでは、営業担当が、顧客から依頼された確認事項や要求事項をメールなどで担当部門に問い合わせた後で、他部門内での実担当者や調査状況が把握できず、いざ、お客様から催促を受けると慌ててしまっています。
Topikaを導入すると：
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進捗状況の変遷をメールで通知できます。特に気になるトピックは、自分が担当していない場合でも、個別に通知設定を行うことでステータスの更新情報をメールで通知させる事ができます
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Topikaでは、必ず各トピックにオーナー（責任者）が設定されます。このオーナーは、ステータスごとに遷移しますが、そのトピックがクローズ（対応完了）するまで常にオーナーが明確化されます。そのため、やりとりの最中にオーナーが曖昧になりトピックが放置されることはありません
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担当者別や作成者別など目的に応じた切り口で最新の処理状況をグラフィカルに確認できます。特定の人間に負荷が集中したり、特定の顧客からのリクエストが滞留するなどの状況を即座に確認できます。そのため、マネージャーの適切な振り分けによる負荷分散や適切な各メンバーへの支援がスムーズに行うことができます
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期日やマイルストーンを設定し、各期限に対するトピックの状況を把握することができます。一覧表示ページやRSSリーダーを活用することで、各トピックの期限を簡単に確認でき、プロジェクトの進捗状況の把握を容易にします
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各トピックのステータスの変遷、情報の変更や付加など、すべての操作履歴が実行日時、実行者名とともに各トピックに記録されます。そのため、担当者の移動やクローズ後の再調査時にも、これまでの経緯やクローズ後の再調査の理解も迅速です
